Vorstandsassistentin

Um es kurz zu sagen, reizten mich die Vielfältigkeit der Kommunikation und deren Einsatzmöglichkeiten und -wege in der heutigen Zeit. Ich war zu Beginn des Studiums noch nicht bereit, mich auf ein Gebiet festzulegen und wollte durch meinen bereits praktisch geprägten Erfahrungshaushalt weitere Felder kennenlernen, um für mich feststellen zu können, in welchem Bereich ich meine Stärken habe, meine Interessen liegen und wie ich meine Qualifikationen optimieren kann.

Durch das Bachelor-Studium an der Universität hatte ich die Gelegenheit, in kurzer Zeit nicht nur die Kommunikations- und Medienwissenschaft vertiefend kennenzulernen, sondern auch in anderen Studienfächern semesterbegleitend und fachübergreifend einen Blick zu werfen. Neben Politikwissenschaft studierte ich zudem Kulturwissenschaft und Soziologie. Am Ende des Studiums spezialisierte ich mich auf die journalistische Fachrichtung und verfasste in diesem Schwerpunkt meine Abschlussarbeit.

Die Einstiegspositionen und Unternehmensbereiche meiner Kommilitonen waren ganz unterschiedlicher Natur. Viele, die ich kennengelernt habe, sind dem klassischen Weg der PR-Berater und Kommunikationsverantwortlichen (interne und externe Unternehmenskommunikation) in Agenturen und auf Unternehmensseite gefolgt. Manche sind direkt als Redakteure in die Medien (Tageszeitungen, Hörfunk, Fernsehen oder kleineren Journalen) eingestiegen. Einige haben sich auf Masterplätze beworben, wobei sich jedoch die Fortsetzung des Bachelorstudiums in Leipzig eher schwierig gestaltete. Auch von Kommilitonen, die sich selbstständig gemacht haben, habe ich gehört. Ein eigenes Medium oder eine eigene Beratungsagentur sind in diesem Feld nicht selten. Der ein oder andere hat sich zudem auf den technischen Schwerpunkt konzentriert und ist den Weg als Grafiker oder Mediengestalter weitergegangen. Auch der Bereich der Online Kommunikation als SEO/SEM oder Online Marketing Manager hat speziell in den letzten Jahren enormen Zulauf - auch durch studierte Geisteswissenschaftler - erhalten.

Mein persönlicher Werdegang hingegen ist vor allem geprägt durch meine vorhergehenden beruflichen Positionen und Felder (Projektmanagement, Unternehmenskommunikation). Ursprünglich war meine Intention nach dem Studium in dem Marketing- oder Kommunikationsbereich eines Unternehmens eine Stelle zu finden. Während meiner Studienzeit war ich allerdings schon u. a. als Assistenz beschäftigt und kam in dieser Zeit zum ersten Mal mit dieser Art von Position in Berührung. Ein glücklicher Zufall wollte es, dass meine Bewerbung auf eine Stelle im Marketingbereich zeitgleich auf die Ausschreibung der Geschäftsführungsassistenz passte, sodass ich diese Stelle als meinen ersten Vollzeitjob nach dem Studium als Assistentin der Geschäftsführung antrat und dort Erfahrungen sammeln konnte.

Als Assistentin der Geschäftsführung bei meiner vorherigen Stelle und jetzige Vorstandsassistenz gibt es einige Überschneidungen im Aufgabenbereich, jedoch natürlich bedingt durch die Unternehmensgröße und -struktur auch einige Unterschiede. Grundlegend unterstütze ich die Geschäftsführung bzw. den Vorstand inhaltlich und administrativ im Tagesgeschäft, angefangen bei der Terminkoordination über das Reisemanagement bis hin zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Präsentationen, Protokollen und jedweden Schriftstücken. Zu einem weiteren Teil meiner Arbeit gehört die Bearbeitung und Übernahme von Projekten aus weiteren Unternehmensbereichen. In meiner Funktion bei meiner vorherigen Stelle war ich zudem die Ansprechpartnerin und Koordinatorin für interne und externe Kommunikationsangelegenheiten. Dieser Bereich wird bei meiner jetzigen Stelle im Onlineshop zum Teil durch eine eigene Abteilung abgedeckt, dennoch wird dem Übermitteln von Informationen zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern durch Bereichsleiter oder Vertrauenspersonen, wie Assistenten, grundsätzlich eine hohe Bedeutung beigemessen.

Bedingt durch meinen selbst initiierten Unternehmenswechsel vor drei Monaten umfasst mein Aufgabengebiet aktuell die Unterstützung von insgesamt fünf Managern aus den unterschiedlichsten Bereichen (CEO, CTO, CFO, COO und Director of Product and Brand), wodurch jeden Tag die verschiedensten Aufgabenstellungen auf mich warten. Zusätzlich dazu koordiniere ich als Schnittstelle der Abteilungen die Zusammenarbeit untereinander und bereite die regelmäßig anstehenden Aufsichtsratssitzungen vor.

Die besondere Herausforderung meiner Arbeit besteht insbesondere in der Funktion der Schnittstelle sowie dem Umgang - auch in kommunikativer Hinsicht - mit einem Deutsch-Britisch-Amerikanisch gemischten Management sowie der kulturellen Beeinflussung durch eine internationale Belegschaft. Denn auch als deutsches Unternehmen sind wir ein Global Player und kommunizieren unternehmensintern über verschiedenste Wege in englischer Sprache. Wie Sie sich sicher vorstellen können, tragen neben sprachlichen Barrieren auch kulturelle Unterschiede zu einer interessanten und spannenden Unternehmenskultur bei.

Grundlegend arbeite ich mit jeder Abteilung zusammen, agiere als Ansprechpartner für Mitarbeiter, Bereichsleiter und Manager und kommuniziere natürlich auch extern als Verantwortliche für Anfragen jedweder Art an den Vorstand. Ich persönlich sehe in meiner Position die Verantwortung, meine Vorgesetzten stets als Unterstützung zur Hand zu gehen und Anlaufstelle für Mitarbeiter und Geschäftspartner zu sein. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die jedoch in Summe eine große Entlastung darstellen können, des Öfteren jedoch auch Projekte, Aufgabenstellungen, Recherchen oder neue Geschäftsfelder, die analysiert, bearbeitet und betreut werden müssen. Genau das macht auch die Spannung und Abwechslung einer solchen Position aus.

Zusammenfassend lässt sich mich meine Position als koordinierende und informierende Schnittstelle beschreiben, die mit unterschiedlichster Klientel auf verschiedene Weise kommuniziert, um unterstützend einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten und eine Struktur zu integrieren.

Sicherlich sind einige Charaktereigenschaften wie Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise grundlegende Bausteine, die meinen Arbeitsalltag erleichtern. In Abhängigkeit der Position, des Unternehmens und der Vorgesetzten ist es jedoch schwierig zu pauschalisieren. Der Blick für die Details und das Gefühl, zu wissen, wann man gebraucht wird oder sich zurückziehen sollte, kann man m. E. nur durch Erfahrung und Situationen in der Praxis lernen. Daher empfehle ich jedem Studenten, so viel wie möglich Erfahrungen nebenher zu sammeln - auch unabhängig von Branchen- und Positionsspezifika -, um für sich herauszufinden, wo Stärken liegen, was einem Freude bereitet und wie man sich verbessern kann. Wer Leidenschaft für etwas hat, steigert automatisch sein Können und verbessert sich.

In Bezug auf Arbeitszeiten und -ort habe ich mir bspw. nie Grenzen gesetzt, bedingt dadurch, dass Unternehmen mittlerweile weltweit agieren und manche Aufgabenstellung spontan auch außerhalb der gängigen Bürozeiten noch bearbeitet werden muss (Präsentationsüberarbeitung, Hotelbuchung bei gestrichenem Flieger etc.). Flexibilität und Engagement sind daher feste Bestandteile meiner Philosophie, um mich den entsprechenden Situationen anzupassen und schnell agieren zu können.